1. Objet et acceptation
Les présentes conditions générales d'utilisation (les « CGU ») définissent les conditions dans lesquelles [[À COMPLÉTER : raison sociale]] (« Kotlio », « nous ») met à disposition son service en ligne, et les règles que vous acceptez en l'utilisant.
La création d'un compte vaut acceptation pleine et entière des CGU. Si vous n'en acceptez pas les termes, n'utilisez pas le service. Les conditions financières font l'objet d'un document distinct : les conditions générales de vente.
2. Description du service
Kotlio est un logiciel en ligne (SaaS) destiné aux professionnels. Il permet notamment de :
- importer ou enregistrer une réunion commerciale et en obtenir une transcription ;
- générer, modifier et envoyer des devis à partir d'un catalogue de services ;
- encaisser des acomptes et émettre les factures correspondantes ;
- suivre les projets, les tâches, les documents et les échanges avec les clients.
Kotlio est un outil de productivité. Il n'est ni un conseil juridique, ni un conseil comptable ou fiscal. Les documents produits — devis, factures, échéanciers — relèvent de votre responsabilité d'entreprise : c'est à vous d'en vérifier l'exactitude et la conformité avant de les transmettre à un client ou à l'administration.
3. Accès au service
Le service est réservé aux personnes majeures agissant dans le cadre de leur activité professionnelle, et disposant de la capacité à engager l'entreprise qu'elles représentent.
L'accès nécessite une connexion internet et un navigateur récent. Les coûts de connexion et d'équipement restent à votre charge.
4. Compte et sécurité des identifiants
L'ouverture d'un compte suppose des informations exactes et tenues à jour. Le titulaire du compte (le propriétaire de l'espace de travail) peut inviter des membres d'équipe et leur attribuer des rôles ; il répond de leurs accès comme des siens.
Vos identifiants sont personnels et confidentiels. Vous êtes responsable de leur conservation et de toute action réalisée depuis votre compte. Si vous suspectez un accès non autorisé, changez immédiatement votre mot de passe et prévenez-nous à [[À COMPLÉTER : email de contact sécurité]].
Certains liens envoyés à vos clients (acceptation de devis, paiement d'acompte) donnent accès à des informations sans authentification : ils sont conçus pour être difficiles à deviner, mais ils doivent être transmis avec le même soin qu'un document confidentiel.
Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis les paramètres de l'application. La suppression entraîne l'effacement des données selon les durées décrites dans la politique de confidentialité, sous réserve des obligations légales de conservation (notamment comptables).
5. Usage attendu et interdictions
Vous vous engagez à ne pas :
- téléverser un enregistrement de réunion sans avoir informé les participants et obtenu leur accord lorsque celui-ci est requis ;
- utiliser le service à des fins illicites, frauduleuses ou trompeuses ;
- tenter d'accéder aux données d'autres utilisateurs, sonder, contourner ou saturer les mesures de sécurité ;
- automatiser un usage anormal (extraction massive, revente d'accès, contournement des quotas de crédits IA) ;
- décompiler, désassembler ou copier tout ou partie du service, sauf dans les limites permises par la loi.
6. Vos contenus et le rôle de l'IA
Vous restez propriétaire des contenus que vous déposez : enregistrements, transcriptions, catalogues, devis, factures, documents clients. Vous nous accordez uniquement le droit de les héberger, traiter et afficher dans la stricte mesure nécessaire au fonctionnement du service que vous nous demandez.
Vous garantissez disposer des droits sur ces contenus, et notamment qu'un enregistrement de réunion a été réalisé dans le respect du droit des participants d'en être informés. Cette obligation vous incombe : Kotlio agit comme sous-traitant sur les données personnelles contenues dans vos réunions, vous en êtes le responsable de traitement.
Les résultats produits par l'intelligence artificielle (transcription, résumé, proposition de lignes de devis) sont des suggestions probabilistes. Elles peuvent comporter des erreurs, des omissions ou des montants inexacts. Aucun document ne doit être envoyé à un client sans relecture humaine.
7. Disponibilité et maintenance
Nous mettons en œuvre les moyens raisonnables pour maintenir le service accessible en continu, sans garantir une disponibilité ininterrompue. Le service peut être suspendu pour maintenance, mise à jour, ou en cas d'incident affectant un prestataire technique.
Les maintenances programmées sont annoncées à l'avance lorsque leur durée le justifie. Un engagement de niveau de service (SLA) peut être prévu sur certaines offres : voir les conditions générales de vente.
8. Propriété intellectuelle
Le service, son code, ses interfaces, sa marque et sa documentation demeurent la propriété exclusive de l'éditeur. Les CGU vous concèdent un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable, limité à la durée de votre abonnement.
9. Données personnelles
Le détail des traitements, des bases légales, des sous-traitants et de vos droits figure dans la politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes CGU.
10. Responsabilité
Kotlio est tenu d'une obligation de moyens. Notre responsabilité ne peut être engagée en cas de :
- usage non conforme du service, ou d'erreur figurant dans un document validé et envoyé par vos soins ;
- perte de données imputable à une suppression que vous avez effectuée, ou à un défaut de sauvegarde de votre côté sur des exports que vous conservez ;
- indisponibilité d'un service tiers (hébergeur, prestataire de paiement, fournisseur d'IA) ;
- force majeure au sens de l'article 1218 du code civil.
Sauf faute lourde ou dolosive, et dans la limite permise par la loi, notre responsabilité globale est plafonnée au montant des sommes que vous avez versées au titre de l'abonnement au cours des douze mois précédant le fait générateur. Les dommages indirects — perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, atteinte à l'image — ne donnent pas lieu à indemnisation.
11. Suspension et résiliation
Vous pouvez cesser d'utiliser le service à tout moment et supprimer votre compte depuis les paramètres.
Nous pouvons suspendre ou résilier un accès en cas de manquement grave aux présentes CGU, d'usage mettant en péril la sécurité du service, ou de défaut de paiement dans les conditions prévues aux CGV. Sauf urgence ou obligation légale, la suspension est précédée d'une mise en demeure restée sans effet pendant [[À COMPLÉTER : délai de mise en demeure, ex. 15 jours]].
12. Modification des CGU
Les CGU peuvent évoluer avec le service. Toute modification substantielle vous est notifiée par courriel ou dans l'application au moins [[À COMPLÉTER : préavis de modification des CGU, ex. 30 jours]] avant son entrée en vigueur. Si elle ne vous convient pas, vous pouvez résilier sans frais avant cette date.
13. Droit applicable et juridiction
Les présentes CGU sont soumises au droit français. À défaut de résolution amiable, et pour les relations entre professionnels, tout litige relèvera de la compétence exclusive des tribunaux du ressort de [[À COMPLÉTER : ville du tribunal compétent]].